SharePoint als Intranet für KMU: Lohnt sich das?

SharePoint ist in Microsoft 365 bereits enthalten, wird aber von vielen KMU kaum genutzt. Dabei kann ein gut eingerichtetes SharePoint-Intranet die interne Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit erheblich verbessern.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. In Microsoft 365 dient SharePoint als gemeinsamer Datenspeicher für Teams: Wenn Sie einen Kanal in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine SharePoint-Bibliothek im Hintergrund angelegt.

SharePoint als Intranet

Mit SharePoint Modern Experience können Unternehmen ansprechende Intranet-Seiten ohne Programmieraufwand erstellen. Unternehmensstart-Seite mit Neuigkeiten, Abteilungsseiten, Wissensdatenbanken, FAQ-Seiten und Dokumentenarchive sind schnell eingerichtet. Ein KMU-Intranet kann in zwei bis drei Wochen produktiv sein.

Dokumentenmanagement ohne Chaos

SharePoint löst das klassische Problem des Datei-Chaos auf Netzlaufwerken: versionierten Dokumente, kontrollierte Zugriffsrechte, Volltextsuche über alle Dokumente und automatische Benachrichtigungen bei Änderungen. Dokumente, die in SharePoint liegen, sind aus Teams, Outlook und dem Browser erreichbar.

Was Sie beachten müssen

SharePoint ist mächtig, aber auch komplex. Ein schlechtes Informationsarchitektur führt zu Chaos statt Ordnung. Investieren Sie Zeit in die Planung der Struktur, bevor Sie loslegen. Klären Sie, welche Dokumente wohin gehören und wer Zugriff auf was hat. Ein externer Berater kann diese Planung erheblich beschleunigen.

Fazit

Für Unternehmen mit Microsoft 365 ist SharePoint die natürliche Wahl für Intranet und Dokumentenmanagement. Richtig eingerichtet, spart es Zeit, reduziert Versionschaos und verbessert die interne Kommunikation.